Module Service de garde

Module Service de garde

Pour une gestion optimale du dossier des enfants, parents, des subventions et de la facturation


Le module Service de garde est un compte client spécialisé qui facilite la gestion des présences des enfants, la facturation aux parents, le traitement des subventions et l’émission des reçus aux fins d’impôt. Il permet aussi de gérer l’ensemble de l’information concernant les enfants et leurs parents.

Simplifiez votre gestion d’information et optimisez la rentabilité de votre garderie, de votre CPE ou tout autre type de service de garde.

Dossiers des enfants et des parents

  • Rapport d’enfants inscrits pour le rapport d’activités du ministère de la Famille *
  • Modèles d’agendas avec services et présences par défaut (entente de services)
  • Dossier médical complet (allergies, restrictions alimentaires, maladies, protocoles de médicaments, vaccins, rapport d’incidents, gestion du poids, etc.)
  • Nombre illimité de parents, de responsables, de payeurs et de personnes à contacter en cas d’urgence pour un dossier enfant
  • Possibilité de relier les frères et sœurs inscrits dans un même service de garde
  • Intégration de factures périodiques fixes par défaut (non liées à la grille de présences)
  • Impression des rapports dans la langue de correspondance des parents (anglais ou français)
  • Gestion facile des banques de jours de maladies, absences, vacances et pédagogiques (permet de consulter l’usage des banques pour chaque cycle)
  • Gestion du protocole CPE-CSSS *
  • Gestion des groupes par âge avec capacité maximale
  • Configuration par défaut de l’âge poupon maximum (18, 24 et 30 mois)
  • Affichage des présences à même le dossier de l’enfant
  • Coordonnées complètes des parents à la maison et au travail
  • Consultation éclair des dossiers enfants à partir du dossier parent
  • Champs personnalisables
  • Filtres permettant de cibler les communications aux parents via l’assistant d’envoi en lot par Eco2 par la sélection de l’appartenance des enfants (ex.: par groupe et par installation) **
  • Historique des envois faits par Eco2 dans les dossiers des parents **
  • Envoi en lot des courriels aux parents par Eco2

* Fonctionnalités disponibles seulement pour le Québec
** Fonctionnalités offertes avec l’option Eco2

Gestion des présences et taux d'occupation

  • Impression de la fiche d’assiduité *
  • Calcul du taux d’occupation *
  • Production du rapport d’activités *
  • Production de l’attestation de services de garde reçus
  • Inscription d’un enfant dans deux groupes, pour une même semaine de présences
  • Gestion des présences par groupe, incluant un historique
  • Affichage détaillé des transactions inhérentes à chaque présence
  • Gestion des journées spéciales par composante et par responsable du service de garde (RSG)

* Fonctionnalités disponibles seulement pour le Québec

Facturation, chèques et encaissements

  • Facturation rapide des frais de garde hebdomadaires ou mensuels
  • Répartition de la facturation des frais de garde d’un enfant entre deux parents, en pourcentage
  • Intégration d’éléments de facturation fixes, non liés à la grille de présences, à facturer pour chaque période de présences
  • Calcul des frais de garde par projet
  • Production et impression des reçus d’impôt pour les parents au fédéral et au provincial
  • Création et gestion d’escomptes en pourcentage ou en argent
  • Agenda prévisionnel des escomptes
  • Respect de la date précise à laquelle un enfant est inscrit comme « handicapé » et révision de la facturation en conséquence
  • Impression rapide des factures, états de compte et historique détaillé de l’activité des comptes pour vos parents
  • Gestion des comptes à recevoir par âge de comptes
  • Gestion des montants perçus d’avance
  • Gestion rétroactive des tarifs de frais de garde
  • Facturation des frais de façon répétitive
  • Facturation des frais aux parents de la liste d’attente et du bottin général
  • Inscription des chèques sans provision et assistant de radiation des mauvaises créances
  • Utilisation simultanée de l’assistant de gestion des frais de garde par plusieurs utilisateurs
  • Inscription en lot des chèques postdatés
  • Assistants d’encaissement permettant d’inscrire les paiements par chèque, en argent comptant, par paiement pré-approuvé (PPA) ou par versement direct
  • Spécification d’un bénéficiaire alternatif du reçu lié à un paiement
  • Validation et conservation partielles des numéros des cartes de crédit pour un meilleur suivi
  • Envoi des factures, des états de compte, de l’historique détaillé, des confirmations de paiement, des reçus d’encaissement et des relevés d’impôt aux parents via l’assistant d’envoi en lot par Eco2 **

** Fonctionnalités offertes avec l’option Eco2

Gestion de l'inventaire

  • Outil de gestion de l’inventaire des biens du service de garde
  • Affichage d’une photo pour chaque article
  • Conservation du registre des prêts de certains articles effectués aux employés, aux parents, aux RSG ou à tout autre individu inscrit au Bottin général de l’entreprise
  • Rapport pour l’assureur en cas de sinistre

Gestion de la liste d'attente

  • Module de transfert de données de votre liste d’attente vers La Place 0-5 *
  • Dossiers complets des enfants sur la liste d’attente avec leurs contacts (parents et responsables)
  • Nombreux critères de sélection pour aider à combler une place disponible
  • Agenda prévisionnel de la demande de places
  • Transfert facile des dossiers de la liste d’attente vers le dossier des enfants inscrits
  • Impression des étiquettes postales pour les parents sur la liste d’attente

* Fonctionnalités disponibles seulement pour le Québec

Gestion des RSG pour bureaux coordonnateurs

  • Informations de reconnaissance des RSG (dernier renouvellement, dates d’expiration, de suspension et de retour prévu)
  • Calcul et versement des subventions
  • Gestion des visites et des événements avec système de rappel
  • Gestion des articles leur étant prêtés
  • Onglet notes permettant aux agents de conformité d’alimenter leur dossier
  • Prélèvement (configurable) des frais de gestion à même la rétribution aux RSG
  • Inscription des montants perçus d’avance pour les RSG
  • Production des reçus d’impôts T4A et relevés 27 *
  • Envoi des rappels d’événements aux RSG par courriel via Eco2
  • Liste des heures d’ouverture et sommaire des heures d’ouverture des RSG pour chaque jour de la semaine
  • Option de validation du nombre de jours d’APSS *
  • Rapports affichant l’occupation PCR par place subventionnée, ainsi que l’occupation prévue et réelle des places subventionnées par RSG *
  • Validation du nombre maximum de jours d’occupation PCR 0-59 mois par place subventionnée *
  • Production des différents tableaux du taux d’occupation pour les RSG *
  • Calcul et retenue automatique des cotisations syndicales des RSG *
  • Codes de libération pour activités associatives et de suspension pour enquête de la DPJ et affichage des journées d’APSS et de libération pour activités associatives sur le calendrier *
  • Gestion des assistantes des RSG et du nombre de places subventionnées dans le temps
  • Rapport État des subventions octroyées aux RSG disponible pour le rapport financier annuel de l’année en cours *
  • Montants de subvention (subvention totale et subvention admissible) et des cotisations syndicales prélevées par RSG et par période *
  • Gestion des journées spéciales par RSG (APSS déterminées et non déterminées) *

* Fonctionnalités disponibles seulement pour le Québec


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